Bibliothekssoftware
Möglichkeiten
Spezieller
Fragenkatalog zur Softwareauswahl
zum Planspiel
Bibliothekssoftware
Möglichkeiten
und Anwendungen (Auswahl) |
EDV in der Erwerbung
- Titeldaten können
bereits vor oder bei der Bestellung maschinenlesbar erfaßt werden
- Bestellzettelausdruck
für die Lieferanten (evtl. auch elektronische Übermittlung)
- automatische Lieferkontrolle
und Mahnungen
- Eingang der Medien
festhalten und Ausdruck von Zugangsverzeichnissen
- automatische Rechnungsbearbeitung
und Statistikerstellung
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EDV in der Zeitschriftenverwaltung
- Verwaltung der
Zeitschriftenabonnements und des Zeitschriftenumlaufs
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EDV in der Katalogisierung
- Eingabe der bibliographischen
Daten direkt am Bildschirm (oft spezielle Eingabemasken)
- Nutzung von bereits
recherchierten maschinenlesbaren Daten
- Daten der Erwerbung
- Daten aus anderen
Bibliothekskatalogen
- Daten aus Fachbibliographien
- Aufbau
eines online-Kataloges (OPAC)
- Ausgabe von gedruckten
Listen- bzw. (Teil-)Katalogen
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EDV in der Ausleihverbuchung
- Erfassen sämtlicher
Ausleihdaten
- Buchdaten (-->
Ausleihstatistik)
- Leserdaten (-->
Leserstatistik)
- Fristdaten (-->
automatische Überwachung und ggf. Mahnung)
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Spezieller
Fragenkatalog zur Auswahl von Bibliothekssystemen
(in Anlehnung
an: Pott, Brigitte: Bibliothekspraxis und EDV, in: Hobohm, Hans-Christoph
/ Umstätter, Walter: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, Fachratgeber für Bibliotheksleiter und
Bibliothekare, Hamburg 2003 ff., Kap. 9.3.1)
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A. Gewünschte
Funktionen
- welche Dokumentarten
sollen verwaltet werden?
- Bücher,
Zeitschriftenartikel, digitale Publikationen etc.
- welche Arbeiten
sollen unterstützt werden, z.B. ...
- werden regelwerksgemäße
Titelaufnahmen benötigt?
- wer übernimmt
die Eingabe der Daten?
- Fachpersonal
/ "angelernte Kräfte"
- gewünschte
Ausgabeformate: Papier, online, OPAC, spezielle Register, Thesauri
- mehrsprachige Benutzeroberflächen
erwünscht?
- Integration der
Bibliothekssoftware in weitere (inner-)betriebliche Infosysteme erwünscht?
(Dokumentenmanagement, Wissensmanagement)
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B. Technik / Usability
/ Support
- unbedingt modulfähiges
und integriertes Bibliothekssystem auswählen
- modulfähig:
am Anfang z.B. erst Ausleihverbuchung, später z.B. Katalogisierung
- integriert:
einmal erhobene Daten werden von anderen Modulen mitbenutzt
- integrierte
Systeme umfassen mindestens die Module Erwerbung, Katalogisierung,
Ausleihe und Recherche !!
- bereits maschinenlesbare
Daten aus anderen Systemen vorhanden?
- Fähigkeit
zur Übernahme von Fremddaten, Unterstützung möglichst
vieler Austauschformate
- Netzwerkfähigkeit
erwünscht? Falls ja, wie viele Arbeitsplätze?
- Einbindung in einen
Bibliotheksverbund erforderlich? (Schnittstellen)
- einfache, benutzerfreundliche
- möglichst maskengesteuerte - Eingabe der Daten
- z.B. bei Erwerbung,
Katalogisierung oder Leserdatenerfassung
- bestimmte Anforderungen
an die Datenbank anpassbar?
- individuelle
Eingabemasken
- Einbinden von
Thesauri etc.
- Qualität
des Supports: Hotline, Hilfe/Schulung vor Ort, Reaktionszeit
- Referenzen / Bekanntheitsgrad
/ Erfahrungen anderer Anwender, wie lange ist Anbieter bereits auf dem
Markt?
- umfangreiche technische
Dokumentation der Software vorhanden?
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C. Finanzen
- Höhe des Finanzrahmens?
- Kauf einzelner
Module möglich?
- Leasing oder Kauf
- Einplanung von
Update- und Wartungskosten
- günstiges
Preis-/Leistungsverhältnis des Anbieters
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Weiterführende
Infos über einzelne Bibliotheksprogramme ...
Planspiel
Bibliothekssoftware
Ausgangssituation
Eine Firmenbibliothek besitzt
etwa 12.000 Bände wissenschaftlicher Fachliteratur (überwiegend Bücher,
rund 100 laufende Fachzeitschriften-Abos, einige wenige CD-ROMs und DVDs) in
Freihand-Aufstellung. Bisher wird die Bibliothek konventionell verwaltet und
von einem wissenschaftlichen Mitarbeiter mit „mäßigen Bibliothekskenntnissen“
stundenweise (ca. 5 bis 8 Stunden pro Woche) und einer weiteren angelernten
Hilfskraft (halbe Stelle) betreut. Der Wissenschaftler ist in erster Linie für
die Medienauswahl zuständig. Alle Bestellungen werden noch konventionell
in einer Zettelkartei verwaltet; hierbei arbeitet die Bibliothek schon seit
Jahren mit einer Buchhandlung vor Ort zusammen.
Die Bibliothek hat derzeit
pro Woche 12 Stunden geöffnet und verzeichnet etwa 500 Ausleihen im Monat.
Viele Mitarbeiter nutzen die Bibliothek auch zum Nachschlagen oder kopieren
sich einzelne Aufsätze aus den Fachzeitschriften. Derzeit sind rund 150
Mitarbeiter (von insgesamt 500) als aktive Kunden eingetragen. Die Mitarbeiter
können derzeit nur vor Ort in einem Listenkatalog (Excel-Liste mit rudimentären
Angaben, die überwiegend durch die Hilfskraft bearbeitet wird) recherchieren
oder direkt am Regal stöbern. In dieser Liste werden auch die verschiedenen
Hand-apparate (überwiegend Nachschlagewerke und Handbücher, insgesamt
rund 500 Bände) der Abteilungen geführt.
Die ausgeliehenen Medien
werden ebenfalls mit einer Excel-Liste verwaltet, wobei dort Mitarbeiter und
Signatur der ausgeliehenen Medien inkl. Leihfrist vermerkt werden. Einen Bibliotheksausweis
haben die Mitarbeiter bisher nicht.
Die leitenden Mitarbeiter erhalten zusätzlich einen regelmäßigen
Zeitschriftenumlauf verschiedener Fachzeitschriften, der über eine „EDV-Kartei“
(Tabelle als Worddokument) geregelt wird.
Die Geschäftsführung
möchte den Service der Bibliothek verbessern und ab sofort eine unbefristete
halbe bibliothekarische Stelle (Diplom-BibliothekarIn) einrichten. Der wiss.
Mitarbeiter und die bisherige Hilfskraft sollen weiterhin im Stellenplan erhalten
bleiben.
Laut Aussagen der Geschäftsführung
soll nun endlich der seit Jahren gewünschte Einstieg in die EDV organisiert
werden. Dringlichstes Ziel ist es, die Bibliotheks-bestände über das
vor kurzem eingerichtete firmeninterne Intranet recherchierbar zu machen. Zugleich
sollen die bisherigen Arbeitsabläufe durch eine Bibliothekssoftware automatisiert
werden. Entsprechende Gelder in Höhe von ca. EUR 10.000 (Sondermittel)
sind vorhanden. Die Umstellung soll möglichst schnell (am besten innerhalb
weniger Monate) bewerkstelligt werden. Zusätzliche studentische Hilfskräfte
auf Werkvertragsbasis könnten kurzfristig engagiert werden.
Aufgabe
Skizzieren Sie die erforderlichen
Planungsschritte sowie den Zeitrahmen für die EDV-Umstellung.
Welche bibliothekarischen Arbeitsabläufe gilt es zu automatisieren?
Welche Kriterien (Funktionsumfang) sollte die Bibliothekssoftware erfüllen?
Wie könnten Sie einen geeigneten Anbieter finden?
Copyright: B. Meier