EDV im Bibliothekswesen

Möglichkeiten

Spezieller Fragenkatalog zur Softwareauswahl

zum Planspiel Bibliothekssoftware
 
Möglichkeiten und Anwendungen (Auswahl)
EDV in der Erwerbung
  • Titeldaten können bereits vor oder bei der Bestellung maschinenlesbar erfaßt werden
  • Bestellzettelausdruck für die Lieferanten (evtl. auch elektronische Übermittlung)
  • automatische Lieferkontrolle und Mahnungen
  • Eingang der Medien festhalten und Ausdruck von Zugangsverzeichnissen
  • automatische Rechnungsbearbeitung und Statistikerstellung
EDV in der Zeitschriftenverwaltung
  • Verwaltung der Zeitschriftenabonnements und des Zeitschriftenumlaufs
EDV in der Katalogisierung
  • Eingabe der bibliographischen Daten direkt am Bildschirm (oft spezielle Eingabemasken)
  • Nutzung von bereits recherchierten maschinenlesbaren Daten
    • Daten der Erwerbung
    • Daten aus anderen Bibliothekskatalogen
    • Daten aus Fachbibliographien
  • Aufbau eines online-Kataloges (OPAC)
  • Ausgabe von gedruckten Listen- bzw. (Teil-)Katalogen
EDV in der Ausleihverbuchung
  • Erfassen sämtlicher Ausleihdaten
    • Buchdaten (--> Ausleihstatistik)
    • Leserdaten (--> Leserstatistik)
    • Fristdaten (--> automatische Überwachung und ggf. Mahnung)


Spezieller Fragenkatalog zur Auswahl von Bibliothekssystemen

(in Anlehnung an: Pott, Brigitte: Bibliothekspraxis und EDV, in: Hobohm, Hans-Christoph / Umstätter, Walter: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, Fachratgeber für Bibliotheksleiter und Bibliothekare, Hamburg 2003 ff., Kap. 9.3.1)

A. Gewünschte Funktionen

  • welche Dokumentarten sollen verwaltet werden?
    • Bücher, Zeitschriftenartikel, digitale Publikationen etc.
  • welche Arbeiten sollen unterstützt werden, z.B. ...
    • Ausleihe
    • Erwerbung
  • werden RAK/regelwerksgemäße Titelaufnahmen benötigt?
  • wer übernimmt die Eingabe der Daten?
    • Fachpersonal / "angelernte Kräfte"
  • gewünschte Ausgabeformate: Papier, online, OPAC, spezielle Register, Thesauri
  • mehrsprachige Benutzeroberflächen erwünscht?
  • Integration der Bibliothekssoftware in weitere (inner-)betriebliche Infosysteme erwünscht? (Dokumentenmanagement, Wissensmanagement)

 

B. Technik / Usability / Support

  • unbedingt modulfähiges und integriertes Bibliothekssystem auswählen
    • modulfähig: am Anfang z.B. erst Ausleihverbuchung, später z.B. Katalogisierung
    • integriert: einmal erhobene Daten werden von anderen Modulen mitbenutzt
      • integrierte Systeme umfassen mindestens die Module Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe und Recherche !!
  • bereits maschinenlesbare Daten aus anderen Systemen vorhanden?
    • Fähigkeit zur Übernahme von Fremddaten, Unterstützung möglichst vieler Austauschformate
  • Netzwerkfähigkeit erwünscht? Falls ja, wie viele Arbeitsplätze?
  • Einbindung in einen Bibliotheksverbund erforderlich? (Schnittstellen)
  • einfache, benutzerfreundliche - möglichst maskengesteuerte - Eingabe der Daten
    • z.B. bei Erwerbung, Katalogisierung oder Leserdatenerfassung
  • bestimmte Anforderungen an die Datenbank anpassbar?
    • individuelle Eingabemasken
    • Einbinden von Thesauri etc.
  • Qualität des Supports: Hotline, Hilfe/Schulung vor Ort, Reaktionszeit
  • Referenzen / Bekanntheitsgrad / Erfahrungen anderer Anwender, wie lange ist Anbieter bereits auf dem Markt?
  • umfangreiche technische Dokumentation der Software vorhanden?

 

C. Finanzen

  • Höhe des Finanzrahmens?
    • Kauf einzelner Module möglich?
  • Leasing oder Kauf
  • Einplanung von Update- und Wartungskosten
  • günstiges Preis-/Leistungsverhältnis des Anbieters

 

Weiterführende Infos über einzelne Bibliotheksprogramme ...

 

Planspiel Bibliothekssoftware

Ausgangssituation

Eine Firmenbibliothek besitzt etwa 12.000 Bände wissenschaftlicher Fachliteratur (überwiegend Bücher, rund 100 laufende Fachzeitschriften-Abos, einige wenige CD-ROMs und DVDs) in Freihand-Aufstellung. Bisher wird die Bibliothek konventionell verwaltet und von einem wissenschaftlichen Mitarbeiter mit „mäßigen Bibliothekskenntnissen“ stundenweise (ca. 5 bis 8 Stunden pro Woche) und einer weiteren angelernten Hilfskraft (halbe Stelle) betreut. Der Wissenschaftler ist in erster Linie für die Medienauswahl zuständig. Alle Bestellungen werden noch konventionell in einer Zettelkartei verwaltet; hierbei arbeitet die Bibliothek schon seit Jahren mit einer Buchhandlung vor Ort zusammen.

Die Bibliothek hat derzeit pro Woche 12 Stunden geöffnet und verzeichnet etwa 500 Ausleihen im Monat. Viele Mitarbeiter nutzen die Bibliothek auch zum Nachschlagen oder kopieren sich einzelne Aufsätze aus den Fachzeitschriften. Derzeit sind rund 150 Mitarbeiter (von insgesamt 500) als aktive Kunden eingetragen. Die Mitarbeiter können derzeit nur vor Ort in einem Listenkatalog (Excel-Liste mit rudimentären Angaben, die überwiegend durch die Hilfskraft bearbeitet wird) recherchieren oder direkt am Regal stöbern. In dieser Liste werden auch die verschiedenen Hand-apparate (überwiegend Nachschlagewerke und Handbücher, insgesamt rund 500 Bände) der Abteilungen geführt.

Die ausgeliehenen Medien werden ebenfalls mit einer Excel-Liste verwaltet, wobei dort Mitarbeiter und Signatur der ausgeliehenen Medien inkl. Leihfrist vermerkt werden. Einen Bibliotheksausweis haben die Mitarbeiter bisher nicht.
Die leitenden Mitarbeiter erhalten zusätzlich einen regelmäßigen Zeitschriftenumlauf verschiedener Fachzeitschriften, der über eine „EDV-Kartei“ (Tabelle als Worddokument) geregelt wird.

Die Geschäftsführung möchte den Service der Bibliothek verbessern und ab sofort eine unbefristete halbe bibliothekarische Stelle (Diplom-BibliothekarIn) einrichten. Der wiss. Mitarbeiter und die bisherige Hilfskraft sollen weiterhin im Stellenplan erhalten bleiben.

Laut Aussagen der Geschäftsführung soll nun endlich der seit Jahren gewünschte Einstieg in die EDV organisiert werden. Dringlichstes Ziel ist es, die Bibliotheks-bestände über das vor kurzem eingerichtete firmeninterne Intranet recherchierbar zu machen. Zugleich sollen die bisherigen Arbeitsabläufe durch eine Bibliothekssoftware automatisiert werden. Entsprechende Gelder in Höhe von ca. EUR 10.000 (Sondermittel) sind vorhanden. Die Umstellung soll möglichst schnell (am besten innerhalb weniger Monate) bewerkstelligt werden. Zusätzliche studentische Hilfskräfte auf Werkvertragsbasis könnten kurzfristig engagiert werden.


Aufgabe

Skizzieren Sie die erforderlichen Planungsschritte sowie den Zeitrahmen für die EDV-Umstellung.
Welche bibliothekarischen Arbeitsabläufe gilt es zu automatisieren?
Welche Kriterien (Funktionsumfang) sollte die Bibliothekssoftware erfüllen?
Wie könnten Sie einen geeigneten Anbieter finden?

 



Copyright: B. Meier