1.) Es lassen sich folgende Kostengruppen unterscheiden ...

a) Eingabekosten
sind abhängig von der Anzahl der aufzunehmenden Dokumentationseinheiten (DEs); dazu gehören die Kosten für ...

• die Beschaffung der DEs
• die Duplizitätskontrolle
• das formale Erfassen
• das Indexieren
• das Erfassen der indexierten Deskriptoren
• einen Teil des Deskriptorenspeichers (Hardware, Software)
• einen Teil der Pflege des Ordungssystems

• die gesamte Recherche einschließlich der Ausgabe/Aufbereitung der Rechercheergebnisse (auf Druckerpapier)
• das Kopieren oder Ausleihen der selektierten Titel, Referate oder Dokumentationseinheiten
• den Versand (Verpackung u. Porto)
• die Rückfragen beim Benutzer
• die Abrechnung der Gebühren
• einen Teil des Deskriptorenspeichers (Hardware, Software)
• einen Teil der Pflege des Ordnungssystems

• Benutzeranalyse
• Marketing
• Mitarbeiterschulung
• Verwaltung
• einen Teil des Deskriptorenspeichers (Hardware, Software)
• einen Teil der Pflege des Ordnungssystems

Personalkosten

• diese sind praktisch in allen unter a) bis c) aufgezählten Einzelkosten enthalten
• entscheidende Überlegung muß sein, welches Personal wo wie eingesetzt wird
• die höchsten Anforderungen an die Qualifikation des Personals stellen das Indexieren, das Recherchieren und die Pflege des Ordnungssystems
• auch für die Beschaffung der DEs braucht man qualifiziertes, findiges und sachverständiges Personal
• die übrigen Tätigkeiten erfordern in erster Linie zuverlässiges und belastbares Personal, das auch vor Routine-Tätigkeiten nicht zurückschreckt

diese entstehen naturgemäß beim Aufbau einer IuD-Stelle, insbesondere für ...

• Regale (des Dokumentenspeichers)
• den Deskriptorenspeicher (Hardware, Software, Handbücher, Ordnungssysteme und Schulung)
• Möblierung und Ausstattung der Räume (Telefon, Telefax, Datenfernübertragung)

• dazu zählen in erster Linie die Beschaffungskosten der DEs sowie ferner ...
• Honorare für nebenamtliche Indexierer
• Fernmeldegebühren
• Benutzungsgebühren für fremde EDV-Anlagen und Datenbanken
• Abonnements für gekaufte Datenbanken
• Wartungskosten für Hard- und Software
• laufende Lizenzgebühren
• Kosten für neue Sofware-Versionen
• Miete und Raumnebenkosten
• Kopier- u. Druckkosten
• Kosten für Verpackung u. Porto
• Kosten für allgemeine Verbrauchsmaterialien (Büromaterial, Disketten, Toner etc.)
• bei einer detaillierten Kostenrechnung sind für jede Tätigkeit, für jeden Arbeitsgang diese Kosten einzeln zu ermitteln

Zur Kostenabrechnung von Informations-Dienstleistungen

Folgende Abrechnungsarten gegenüber den Kunden bieten sich an ...
 

• Mitgliedsbeiträge oder Abonnement
• bei aktiven Dokumentationsdiensten (Profildienste) kann ein fester monatlicher, vierteljährliche oder jährlicher Abo-Preis vereinbart werden

• Pauschalpreis je Recherche

• Einzelpreis pro recherchierte DE
• gibt dem Kunden das Gefühl, das er nur das bezahlt, was er tatsächlich erhält
• außerdem hat er die Möglichkeit bei zu vielen unrelevanten DEs zu reklamieren
• die IuD-Stelle erhält dadurch zugleich wichtige Anhaltspunkte über die Relevanzrate ihrer durchgeführten Recherchen

• Grundgebühr und Einzelpreis
• die Grundgebühr kann sich auf einen jährlichen Mitgliedsbeitrag als auch auf einen Grund-Pauschalpreis je Recherche beziehen
• der Einzelpreis kann sich auf eine Recherche oder auf jede einzelne recherchierte DE beziehen
• dieser Abrechnungsmodus wird den tatsächlichen Kosten einer IuD-Stelle am besten gerecht
• die Grundgebühr deckt die Eingabe- und Fixkosten ab
• der Einzelpreis die Ausgabekosten

In innerbetrieblichen Dokumentationsstellen wird meist auf eine Kostenabrechnung verzichtet und die Dokumentation als eine (von vielen) Kostenstellen geführt!

Copyright: B. Meier